Gallring
En allmän handling får inte kastas om det inte finns ett gallringsbeslut. Det man tar hänsyn till vid en eventuell gallring är:
- rätten att ta del av allmänna handlingar
- rättssäkerhet och förvaltningarnas behov
- framtida forskning.
Verksamheterna måste lämna in en gallringsbegäran till Stadsarkivet och får sedan ett beslut i form av en föreskrift. Sedan hösten 2023 gäller denna rutin även för de kommunala bolagen. Rör det sig om en slutgiltig nedstängning av till exempel ett system, så fattas ett särskilt beslut utan att det utmynnar i en föreskrift.
Kontakta din kontaktperson på Stadsarkivet om du behöver hjälp med hur du fyller i en gallringsbegäran.
Handledningen Gallring av allmänna handlingar finns som stöd för gallring. Ett gallringsprotokoll ska fyllas i efter genomförd gallring.
Blanketten Gallringsbegäran används för att hos arkivmyndigheten begära beslut om gallring av allmänna handlingar. Blanketten kan fyllas i digitalt och ska skickas in av arkivansvarig/arkivarie till Stadsarkivet. Det finns två olika mallar att välja på.