Krisande grupp vände negativ trend

I mötesrummet på Klostergatan 24 är bordet dukat med kaffe, smörgåsar, choklad och kex. Varje torsdag bjuder medarbetarna i Bemanningsgruppen varandra på fika.

– Vi har ett schema och turas om att stå för fikabrödet, säger Åsa Lundqvist, bokare och rekryterare. 

Hon har arbetat här sedan 2011 och är en av dem som jobbat längst i verksamheten. Bemanningsgruppen, som tillhör Utbildningsförvaltningen, har i huvuduppdrag att rekrytera, boka och administrera vikarier inom förskola och skola.

Åsa Lundqvist beskriver sitt jobb som roligt, utvecklande och tydligt. Men hade hon fått frågan för några år sedan hade svaret blivit annorlunda.

– När jag började här var vi fyra personer i gruppen. Var och en ansvarade för varsitt skolområde och alla hade vi våra egna rutiner. Stämningen var bra och vi trivdes ihop men vi saknade helt struktur och samarbete.

Till slut, menar Åsa Lundqvist, blev det en tävling mellan kollegorna; vem skulle hinna ersätta tomma platser innan vikarierna för dagen var slut?

– Vi kände att vi i första hand var tvungna att serva de skolor som vi själva ansvarade för, och därför såg vi inte helheten. Det resulterade till exempel i att ett område kunde få många fler vikarier än övriga skolor beroende på vem av oss i gruppen som lyckades boka vikarier först. Vi såg nog inte det som ett problem just då, men vi har insett nu i efterhand att det var ett tokigt sätt att arbeta på.

 

Flera gånger mellan åren 2014 och 2016 pågick utredningar om Bemanningsgruppens vara eller inte vara. Det diskuterades om verksamheten skulle decentraliseras, läggas ner eller varsla personal. Den osäkra framtiden ledde till oro och uppgivenhet hos medarbetarna.

– Vi mådde jättedåligt och flera av oss funderade på att kanske sluta. Ofta fick vi frågor om vart vi skulle flytta och hur många som skulle bli tvungna att sluta. Det blev såklart rätt påfrestande, säger Åsa Lundqvist.

Utredningarna resulterade i att verksamheten behövde tydligare styrning och i april 2016 anställdes Anna Jonson som ny chef för Bemanningsgruppen.

– Innan jag kom hade gruppen bara haft en samordnare men som inte hade samma mandat som jag skulle få i min nya roll. Så bara den grejen blev ju en förbättring, säger Anna Jonson.

 

Som ny chef var hon väl medveten om vilken situation arbetsgruppen befann sig i och visste att det var hennes ansvar att få till en förändring.

– Jag möttes av ett trött gäng som inte hade känsla för sammanhang, hade hög arbetsbelastning och som saknade motivation, berättar Anna Jonson.

Hon började ganska omgående att se över arbetsprocesser och hur dessa kunde effektiviseras. Ett exempel är tillvägagångssättet när det gällde att meddela de skolor som skulle bli utan vikarie.

– Hittills hade vi ringt runt till varje skola och förskola. Det kunde handla om 50-70 samtal om dagen. Samtalen kunde ta lång tid och det var påfrestande att dagligen bemöta den irritation som uppstod när vi inte lyckats ersätta vakanser, säger Åsa Lundqvist.

– Nu sköter vi allt sådant via vårt datorsystem. Det är gjort med ett klick och har verkligen underlättat arbetet.

Med hjälp av nya arbetsprocesser har Bemanningsgruppen även lyckats rekrytera fler vikarie, från 90 till 500 rekryteringar varje år.

 

Förutom nya arbetsprocesser fick medarbetarna snart tydligare roller vilket ledde till struktur och motivation. Bemanningsgruppen började även arbeta med arbetsmiljömodellen Kasam vars syfte är att bidra till en hälsosam arbetsplats. Var sjätte vecka träffas gruppen för att prata om vad som fungerar bra och inte. Inför mötet får var och en betygsätta hur de själva upplever arbetssituationen.

– Det handlar om att våga prata om sådant som inte fungerar. Det ger en bra överblick över nuläget och visar vad vi behöver jobba mer med. Jag kan verkligen rekommendera Kasam, säger Anna Jonson.

 

Idag är Bemanningsgruppen ett gäng som har lätt att samarbeta och som brinner för sina jobb. Och de tidigare nedskärningshoten, ja, de blev aldrig verklighet.

– Nej, vi behövde inte varsla. Istället har vi utökat vår personalstyrka till 6,5 tjänster. Det känns riktigt kul, säger Anna Jonson.

 

* Våga tänka långsiktigt.
* Använd arbetsmiljömodellen Kasam. Mer om den hittar du under Linweb-fliken Din anställning och Hälsosamma arbetsplatser.
* Ge förändringsresan tid. Det är ett pågående projekt som aldrig tar slut.
* Sätt upp tydliga roller för medarbetarna.
* Klargör vilka mål verksamheten ska nå varje år.