Flyttgeneralerna samarbetar

Linda Nyström på Mos (Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen) och Frida Kagevir på VSS (Verksamhetsstöd och service) har under två år arbetat tillsammans med att organisera flytten till Ebbepark för sina förvaltningar. På var sitt håll har de samarbetat med delprojektledare och representanter för anställda.
– Jag och Linda har olika styrkor. Det har varit värdefullt och effektivt att arbeta tillsammans, säger Frida Kagervir som organiserar flytten för VSS räkning.

Mot Ebbepark

Mos och VSS kommer att flytta till samma hus i Ebbepark.

– Vi hamnar i ett spännande område med det som hela Ebbepark står för. Dessutom är det nya och fina lokaler, säger Frida Kagevir.
Mos ska till plan tre och fyra och VSS till plan ett och två. De har gemensamma mötesytor, entré och lunchrum. Det gemensamma temat för inredningen är “ Hembygd möter hållbar framtid.”
– Hembygd står för att det ska kännas tryggt och hemtrevligt. Det har varit viktigt för medarbetarna att de ska kunna känna sig som hemma och att man vågar vara den man är, säger Linda.

Möblerna som finns i de nuvarande lokalerna ska återanvändas så långt det är möjligt i Ebbepark. Färgsättning och material ska ligga nära naturen.

Alla tre förvaltningarna har arbetat med olika delprojekt under flytten. Delprojekten har för de tre förvaltningarna ungefär samma innehåll men lite olika namn. På Mos heter de: Smarta arbetsplatsen, Förändrat arbetssätt, Informationshantering, Ny arbetsplats och Identitet Ebbepark (ett kommunikationsprojekt).

Den stora utmaningen med flytten är enligt Linda det förändrade arbetssättet. Alla kommer att påverkas av att man går över till ett aktivitetsbaserat arbetssätt och att man inte har ett eget kontor längre.
– Men förändringarna slutar inte med att vi flyttar in. Det är bara början, säger Linda.

Lämnar Barnhemsgatan

När Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen lämnar sina lokaler på Drottninggatan 45 byggs de om för att passa Socialförvaltningens behov. Projektledaren Anders Dryselius håller som bäst på med att organisera flytten till Drottninggatan 45 men själva flytten genomförs inte förrän 2024.

Totala ytan blir större

Den totala ytan kommer att bli större än idag eftersom även lokaler på Drottninggatan 47 tillkommer.
– Inom förvaltningen finns det olika professioner som jobbar under olika förutsättningar. Den största utmaningen är att alla ska känna sig hemma på Drottninggatan 45. Vi vill skapa ett hus som funkar för alla, säger Anders.

Alla medarbetare på Socialförvaltningen ska gå över till det som förvaltningen kallar ett flexibelt arbetssätt. Med detta menar han att funktionen avgör var och hur man arbetar och att man i vissa fall arbetar på distans.
Just nu görs en inventering för att se vilka behov verksamheten har.

– Sekretess är en sådan sak som sticker ut hos oss, säger Anders.

Alla tre förvaltningar arbetar i olika hög grad med sekretessbelagda uppgifter, men Sof behöver ta extra stor hänsyn till det i sin planering. Det måste exempelvis finnas mötesrum som både är ljudisolerade och utformade efter medarbetarnas säkerhet där man kan ta emot klienter. Även de digitala mötena måste hållas så att alla medverkande känner sig trygga när det gäller integritet och sekretess.

För att skydda de som arbetar och vistas i lokalerna kommer det att finnas olika säkerhetsgränser. Precis som de andra förvaltningarna kommer Socialförvaltningen att dela in lokalerna i olika zoner för olika behov.

– Det gäller att bygga smarta rum som kan användas för fler funktioner. I de nya lokalerna utgår vi också från medborgaren i centrum. Vi ska leverera bra service och vill ha bättre förutsättningar för bra möten mellan medarbetare, klienter och brukare.

Ingen på de tre förvaltningarna kommer att ha en bestämd plats, däremot kommer alla att tillhöra en hemvist som motsvarar deras egen avdelning. På Socialförvaltningen är de Barn- och unga, Vuxna samt Äldre.

Text: Eva-Karin Strand Wåtz