Hantering av personuppgifter för nyanställd

Vilka personuppgifter hanteras och varför?

De flesta uppgifterna får vi direkt från dig men ibland hämtas personuppgifter in från skatteverket. Personuppgifter som samlas in om dig är:

• namn
• personnummer
• adress
• telefon
• mobiltelefon
• e-postadress
• kontaktuppgift om nära anhörig 
• namn och födelsenummer för minderåriga barn. 

Uppgifterna registreras i kommunens lönesystem. Personuppgiftsansvarig för kommunens lönesystem är kommunstyrelsen. Dina personuppgifter i lönesystemet ligger till grund för personaladministrativa aktiviteter kopplade till din anställning. Det vill säga:

• hantering av lön och ersättning
• arbetstid
• frånvaro
• resor
• pension- och försäkringsadministration
• inbetalning av skatt och sociala avgifter
• intern och extern statistik
• löneväxlingsförmåner
• underlag för interna undersökningar, utbildningar och konferenser. 

Vid rehabiliteringsärenden registreras vissa hälsouppgifter i den mån det krävs för att Linköpings kommun ska kunna utföra sina arbetsrättsliga skyldigheter.

I samband med löneöversyn kommer även information om facklig tillhörighet att inhämtas från respektive facklig organisation.

Hur hanteras personuppgifterna?

Uppgifterna behandlas av administrativ personal på förvaltningen och av chefer. 

• Uppgifter om inkomst och skatteavdrag lämnas till Skatteverket. 
• Vissa uppgifter lämnas också till Sveriges Kommuner och Regioner (SKR), Statistiska centralbyrån (SCB), Medlingsinstitutet, Socialstyrelsen, Försäkringskassan samt till aktuella försäkringsbolag. 
• Uppgifter lämnas även ut i samband med erbjudanden om löneförmåner i anställningen. 
• Uppgifter kan också komma att lämnas ut med stöd av offentlighetsprincipen i det fall de inte skyddas av sekretess.
• Som anställd kommer dina personuppgifter även att hanteras i verksamhetssystem som är kopplade till ditt uppdrag i anställningen samt för användarkonton i kommunens IT-miljö. 

Personuppgifter behandlas så länge som det är nödvändigt för att uppnå ändamålet. Alla handlingar gallras i enlighet med respektive dokumenthanteringsplan. Personuppgifter gallras i och med anställningens upphörande eller senast när arbetsgivarens rättsliga åtaganden upphör.

Dina rättigheter

Rätt till rättelse eller radering
Du som registrerad har rätt att begära att få dina uppgifter rättade eller raderade. Det kan exempelvis ske om uppgifterna om dig är inaktuella eller felaktiga eller att uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för.

Rätten till begränsning
I vissa fall kan du som registrerad begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas. Rätten till begränsning kan bli aktuell om du exempelvis anser att uppgifterna om dig är felaktiga och därför begärt rättelse. I sådana fall kan du som registrerad begära att behandlingen och spridningen av uppgifterna begränsas under tiden uppgifternas korrekthet utreds.

Rätt att invända mot en behandling
Du har också rätt att invända mot en behandling som arbetsgivaren utför om behandlingen sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning. Vid en invändning får arbetsgivaren fortsätta att behandla uppgifterna endast om det går att visa att det finns tvingande berättigade skäl till att uppgifterna måste behandlas som väger tyngre än den enskildes intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten
Du som registrerad har rätt att vända dig till tillsynsmyndigheten och lämna klagomål på den behandling av dina personuppgifter som Linköpings kommun utför. Tillsynsmyndighet för personuppgiftsbehandling är Integritetsskyddsmyndigheten. Du kan kontakta något av kommunens dataskyddsombud för rådgivning eller information.

Rätt att begära ut registerutdrag
Du som registrerad har rätt att ta del av de personuppgifter som Linköpings kommun behandlar om dig. Det gör du genom att fylla i e-tjänsten ”Begäran om registerutdrag” som du hittar nedan. Där kan du även läsa mer om hur Linköpings kommun hanterar personuppgifter.   

Frågor

För frågor om kommunens behandling av personuppgifter kopplat till din anställning, kontakta Kommunstyrelsen:  

För allmänna frågor kring kommunens behandling av personuppgifter, kontakta dataskyddsombuden: