Skicka faktura till Linköpings kommun

Aktuell information om lagkrav på elektroniska fakturor

Som leverantör till Linköpings kommun är du sedan 2019 skyldig att skicka dina fakturor elektroniskt till oss. Lagen som beslutades av Riksdagen 2018 innebär att vi som kommun kan kräva att alla våra inköp, oavsett om det är ett ramavtal eller en direktupphandling, ska faktureras elektroniskt.

Observera att PDF inte är ett godkänt format.

Ni som kan e-fakturera 

Om du har möjlighet att skicka elektroniska fakturor till oss via ert ekonomisystem vänligen använd uppgifterna nedan vid fakturering.

• GLN -nr  7332776000001
• Organisationsnummer: 212000-0449
• PEPPOL-ID: 0007:2120000449

Ni som inte kan e-fakturera idag

Ni erbjuds att använda fakturaportalen Pagero, där ni kostnadsfritt kan registrera och skicka elektroniska fakturor till Linköpings kommun. Vid första tillfället behöver ni skapa ett konto. Anvisningar finns sedan i portalen som beskriver hur ni registrerar er faktura. Tänk på att ange ett korrekt referensnummer i fältet ”Er referens” bestående av tre siffror och en bokstav. Det styr att fakturan hamnar hos rätt beställare inom kommunen.

Om du får problem vid registrering eller när du ska skapa din faktura, kontakta Pagero via e-post eller telefon.

Rekvisitioner

Linköpings kommun använder elektronisk rekvisition (e-rekvisition) som skapas i kommunens redovisningssystem. Linköpings kommun tar endast emot fakturor elektronisk och rekvisitionen ska bifogas fakturan.

E-rekvisitionen är en värdehandling och skrivs ut i PDF-format och lämnas till dig som leverantör. Vi har en elektronisk attest i systemet. Därför finns det ingen synlig underskrift på rekvisitionen. Leverantören ska alltid begära legitimation av den person som handlar, kontrollera att beloppet inkl. moms och giltighetstid stämmer överens med de uppgifter som finns på rekvisitionen.

Det här ska fakturan innehålla

För att kommunen ska kunna betala inkomna fakturor är det viktigt att det tydligt framgår att det är Linköpings kommun som är fakturamottagare, vad som levererats och vem inom kommunen som har gjort beställningen. Fakturan ska innehålla samtliga uppgifter som krävs enligt mervärdesskattelagen. Om nödvändiga uppgifter saknas på fakturan returneras den till avsändaren.

På samtliga fakturor som ställs ut till kommunen ska fakturaadressen följa nedanstående struktur:

Linköpings kommun
581 81 Linköping

Leveransadress ska anges på fakturan med den adress dit varan eller tjänsten levererats.

Följande uppgifter måste finnas på leverantörsfakturan för att den ska kunna behandlas av Linköpings kommun:

• Kommunens fakturaadress
• 3-siffrigt referensnummer samt versal (ex 999A). Enligt Peppol standard är det i fältet
  BuyerReference. Ex: <cbc:BuyerReference>999A</
• Leveransadress
• Kommunens beställare (namn och enhet)
• Fakturanummer
• Fakturadatum
• Fakturabelopp
• Momsbelopp och tillämpad momssats
• Leverantörens plusgiro eller bankgiro
• Organisationsnummer
• Information om F-skatt

Om fakturan hänvisar till följesedel, rekvisition, kassakvitto eller annan specifikation måste den bifogas fakturan.

Om ni som leverantör har ett bankkonto som betalsätt, bifoga ett bankutdrag som verifierar att ni är ägare till det kontot. 

Linköpings kommuns referensnummer

Betalningsvillkor

Linköpings kommun tillämpar alltid betalningsvillkoret 30 dagar från fakturadatum, om inte särskild överenskommelse har skett. Vi betalar inga faktureringsavgifter eller liknande påslag på fakturan eller eventuella dröjsmålsräntor som överstiger räntelagens bestämmelser.

Information angående F-skatt

När Linköpings kommun köper en tjänst finns det olika sätt att administrera betalningen. Beroende på om leverantören är godkänd för F-skatt eller inte skiljer sig vår hantering enligt Skatteverkets regler.

Om leverantören inte är godkänd för F-skatt, vid avtalstillfället eller utbetalningstillfället kommer betalningen att reduceras med ett belopp motsvarande skatt på 30 procent.

Vid betalning till en fysisk person kommer även beloppet att reduceras med eventuella sociala avgifter. Det reducerade beloppet kommer sedan att betalas in till Skatteverket av Linköpings kommun. Om du som privatperson utfört en tjänst skall alltid ett konsultkontrakt upprättas och bifogas med fakturan.

Om ni som leverantör är en ideell förening, som inte är godkänd för F-skatt men har ett intyg från Skatteverket att ni är skattebefriade kommer betalningen ske utifrån den faktura som ni skickat till oss. Då behöver en kopia av Skatteverkets intyg vara bifogat med fakturan.

Ni som inte har F-skatt kan ändå utföra enstaka uppdrag under året. För att vi inte ska behöva dra skatt med 30 procent på utbetalningen, ska ni skicka med ett A-skatteintyg med fakturan. Ni kan bara få intyget om inkomsten från uppdraget är skattefri.

Intyget beställer ni genom att skicka ett mail till [email protected].

Följande uppgifter ska då skickas med:

• Föreningens namn och organisationsnummer
• Vilken typ av uppdrag det gäller
• Från vilket år intyget ska gälla

Återbetalning av leverantörsfaktura

Om Linköpings Kommun gjort en felaktig utbetalning eller om du som leverantör ska betala tillbaka en outnyttjad kredit ska dessa pengar betalas tillbaka till plusgiro: 6401378-2. Ange fakturanumret vid inbetalningen.

Organisationsnummer och GLN-nummer

• Kommunens organisationsnummer är: 212000-0449
• VAT-nummer (momsregistreringsnummer med tillägg för landskoden): SE212000044901
• GLN-nummer: 7332776000001
• PEPPOL-ID: 0007:2120000449