Tio saker att tänka på vid offentlig upphandling

Om det finns saker som är otydliga i förfrågningsunderlaget, ställ frågor!

Svar publiceras löpande i upphandlingssystemet så att alla leverantörer har samma information.

Frågor och svar bidrar till att upphandlingsprocessen blir mer transparent och rättvis.

Alla dokument och all information som efterfrågas i förfrågningsunderlaget måste finnas med i det anbud som lämnas in. Detta eftersom lagen om offentlig upphandling vanligtvis inte medger att leverantörer kompletterar sina anbud i efterhand.

Reservationer i anbudet kan i värsta fall leda till att anbudet förkastas. Ett exempel på en otillåten reservation kan vara att ett lämnat pris gäller endast under förutsättning att kommunen garanterar en viss inköpsvolym.

En reservation innebär att anbudsgivaren har gett sig själv en fördel gentemot övriga anbudsgivare som inte lämnat samma reservation. Om kommunen inte garanterar en viss inköpsvolym i förfrågningsunderlaget måste det lämnade priset gälla oavsett hur mycket kommunen ska köpa.

Istället för att lämna en reservation kan en leverantör till exempel fråga under anbudstiden om kommunen kan garantera en viss inköpsvolym eller inte om detta inte tydligt framgår av förfrågningsunderlaget.

Absolut sekretess för ett upphandlingsärende gäller från det att upphandlingen påbörjats till att kommunen är färdig med utvärderingen av anbuden. Sekretessen bryts först när tilldelningsbeslutet meddelas. Tilldelningsbeslutet skickas till samtliga anbudsgivare och innehåller information om vilken anbudsgivare som har tilldelats kontraktet och anledningen till detta.

Vänta med att lämna anbud till slutet av upphandlingsprocessen. Det vill säga nära sista dag för att inkomma med anbud. Detta för att säkert kunna ta del av alla frågor och svar som ställs under annonseringstiden.

Efter att tilldelningsbeslut har meddelats blir inkomna anbud offentliga handlingar. Det innebär att andra leverantörer kan begära ut och ta del av handlingarna.

Om en leverantör vill sekretessbelägga uppgifter i inkomna anbud måste det framgå klart och tydligt i anbudet vilka uppgifter man önskar sekretessbelägga samt anledningen till detta. Kommunen kan, till följd av offentlighetsprincipen, aldrig garantera sekretess för uppgifter i lämnade anbud.

I och med att anbuden blir offentliga handlingar kan du begära ut konkurrenternas anbud och granska så att upphandlingsprocessen har gått rätt till. Om du tycker att kommunen har gjort fel och du har lidit skada av felet (exempelvis genom att du hamnat på andra plats i rangordningen men tycker att den som rangordnats som nummer ett borde blivit utesluten) kan du ansöka om överprövning av upphandlingen. I första hand bör du dock ta upp dina synpunkter med kommunen – om kommunen har missat något vid utvärderingen eller på annat sätt brustit i upphandlingsprocessen finns möjlighet att återkalla och rätta ett skickat tilldelningsbeslut utan domstolsprocess.

Vill du ändå ansöka om överprövning gör du detta hos den förvaltningsrätt där kommunen har sin hemvist. En ansökan om överprövning måste i normalfallet ha inkommit under tiden för avtalsspärr (denna anges i tilldelningsbeslutet och är vanligtvis cirka 10 dagar lång) och innehålla de uppgifter och handlingar som anges på förvaltningsrättens hemsida.

Om du har vunnit ett ramavtal, fråga kommunen hur vi avser att kommunicera avtalet internt. Vanligtvis är vi förpliktigade att handla från den leverantör som vi har tecknat ramavtal med.

Eftersom det vanligtvis inte är upphandlaren som genomför avrop från ett tecknat ramavtal är det viktigt att säkerställa att kommunens avropare – som arbetar i kommunens olika verksamheter – får kännedom om det tecknade ramavtalet och att det är er som de ska vända sig till vid inköp.

Kommunerna i Östergötland har alla liknande riktlinjer kring vilka direktupphandlingar som ska offentliggöras på hemsidan. Även övriga upphandlande myndigheter i Sverige är skyldiga att ha riktlinjer för hur man hanterar direktupphandlingar.

Om du inte har fått chansen att konkurrera om ett kontrakt, ifrågasätt varför och anmäl intresse för att delta vid kommande offertförfrågningar.

Det blir vanligare och vanligare att upphandlande myndigheter för dialog med leverantörer. Kommuner får föra dialog med enskilda leverantörer och det är till och med lämpligt för att säkerställa att man har en bra koll på marknaden innan en upphandling påbörjas. Givetvis under förutsättning att det slutliga förfrågningsunderlaget följer de upphandlingsrättsliga principerna om likabehandling.

Vill du informera om nyheter inom ditt företags verksamhetsområde inför en kommande upphandling kan du kontakta upphandlare i kommunen. Mer information om tidig dialog kan du hitta på Upphandlingsmyndighetens hemsida.