Mer än tekniska lösningar
Många förknippar digitalisering med tekniska lösningar. Det är till viss del helt riktigt men det handlar först och främst om utveckling. För enligt digitaliseringschef Petter Brusling är digitalisering just samma sak som verksamhetsutveckling fast med stöd av IT. Det är utveckling i sig som är i fokus, digitalisering är blott ett av de verktyg vi kan använda för att komma framåt.
– Digitala verktyg kan hjälpa oss att utveckla arbetssätt, men det viktigaste är att kartlägga vilka behov som finns. Vart är vi på väg och vad behöver vi för att ta oss dit? Därför måste vi fundera på vilken effekt vi vill uppnå och vilka digitala verktyg och tekniker vi kan använda oss av för att nå dit. Verksamhetsutveckling är grunden, säger Petter Brusling.
Digital i det privata
Digitalisering kan dock låta skrämmande för den som inte är fullt insatt. I det privata är många av oss otroligt digitala, oavsett yrkesroll. Förutsättningarna finns där men att digitalisera sig själv genom vardagen är inte målet.
Digitaliseringen som sker inom Linköpings kommun handlar snarare om att skapa bättre förutsättningar för våra medarbetare att utföra sitt jobb, genom att minimera administration och arbetsuppgifter som inte skapar värde och på så vis frigöra tid för att exempelvis få mer tid med brukare, elever eller sina medarbetare.
– Vi står inför stora kompetensförsörjningsutmaningar. Färre personer ska ta hand om fler. Så ser verkligheten ut i hela Sverige. I många yrkesgrupper har vi inte möjlighet att rekrytera då kompetensen inte finns, där måste vi hjälpas åt att utmana dagens arbetssätt och hitta smarta lösningar för att klara av vårt uppdrag. Digitalisering är en jätteviktig del i det, säger Petter.
Helikopterperspektiv
Utvecklings- och digitaliseringsenheten arbetar på en central och övergripande nivå med den kommungemensamma utvecklingen, bevakar den nationella utvecklingen och stöttar förvaltningarna i deras utvecklingsarbeten.
Förvaltningarna har under de senaste åren byggt upp egna utvecklingsfunktioner för att stötta i den verksamhetsspecifika utvecklingen. Förvaltningarna befinner sig på olika platser utvecklingsmässigt, vilket inte är konstigt. Behoven och förutsättningarna ser väldigt olika ut, vilket gör att det jobbas med olika spännande saker i våra förvaltningar.
Petter och hans medarbetare på Kommunledningsförvaltningen arbetar med att skapa gemensamma ytor för att på så sätt knyta ihop förvaltningarna så att de kan dra nytta av varandras arbete.
– Mitt uppdrag för min enhet ur ett centralt perspektiv är att få fart på utvecklingen i kommunen. Öka takten och höja utvecklingsförmågan. Det kan vi dock inte göra själva utan vi behöver ha hela kommunen med på resan.
Digitalisering handlar främst om verksamhetsutveckling, menar digitaliseringschef Petter Brusling.
Handlingsplan som grund
Som ett led i den gemensamma digitala förflyttningen har en handlingsplan tagits fram. Den ska konkretisera program för digital transformation och höja kommunens gemensamma förmåga oavsett förvaltning. Syftet är att skapa bättre förutsättningar för att varje förvaltning ska kunna jobba bättre och effektivare med sina egna processer.
– Vi arbetar fram en gemensam basplatta, skulle man kunna säga. Utifrån den kan sedan förvaltningarna utveckla egna arbetssätt som ska underlätta arbetsvardagen. Förvaltningarna vet bäst hur de själva arbetar så det vi gör från vårt håll är att tota ihop den nationella utvecklingen och den gemensamma utvecklingen inom kommunen med verksamhetsspecifika behov, förklarar Petter engagerat.
Kan digitaliseringen gå för långt?
Men finns det en risk att vi digitaliserar bort oss själva eller att medarbetarna inte hinner med i digitaliseringens tidevarv?
– Inom kommunsverige brukar man prata om digital mognad. Jag vill hellre benämna det som digital kunskap. Den digitala kunskapsnivån är väldigt spridd beroende på vad man arbetar med inom förvaltningarna. Samtidigt är det svårt att undvika digitala verktyg eftersom de finns runt om oss både på arbetsplatsen och i det privata, säger Petter och fortsätter:
– Min målbild är att våra medarbetare ska ha tillräckligt hög kompetens för att kunna vara med i omställningsarbetet och förstå tekniken. Genom delaktighet och förståelse får vi fart på saker, säger han.
Petter poängterar också att ju mer värde som läggs i våra digitala miljöer, desto större blir konsekvenserna av ett digitalt intrång. Risker och sårbarheter kring vårt digitaliserade arbetssätt måste hålla en konstant aktiv och aktuell nivå för att föregå och skydda oss mot intrång. Med uppenbar stolthet pratar han om LK-data, kommunens IT-stöd.
– LK-datas medarbetare är otroligt duktiga och är en modern it-organisation med god struktur och proaktivt arbete. Genom dem får vi mycket stöd.
Google workspace
Ett exempel på den digitala förflyttningen i Linköping är införandet av Google Workspace vintern 2020. En digital plattform som förenklar kontakten medarbetare och förvaltningar emellan. Snabb kontakt över chatten, smidiga digitala möten och dokument som flera kan arbeta med samtidigt gör dialogen och arbetet både flexibelt och mer effektivt.
– Det är klart att det kan bli kämpigt när 10 000 medarbetare ska lära sig ett nytt verktyg och det är ett system som inte hanterar precis allt men i det stora hela är det ett positivt införande. Vilken kraft det är att ha ett gemensamt verktyg som pratar ihop sig. Att samskapa dokument, höras enkelt över chat och meet. Det har definitivt förändrat vårt sätt att arbeta, säger Petter.
Fördel för vår vardag
Det som väntar framåt är att fortsätta arbetet med handlingsplanen innan den klubbas i nämnd. Utvecklings- och digitaliseringsenheten har redan utökats med fler medarbetare för att möta kommande utmaningar och för att kunna fortsätta med ett effektivt utvecklingsarbete.
– Det är viktigt att vi orkar hänga i. Som kommun har vi lagar och regler att förhålla oss till men i övrigt har vi fritt spelutrymme. Det är spännande att se vart det kan ta oss. Nya digitala arbetssätt kan vara krångliga att införa men om vi kan enas och hålla i så kommer det att sitta i ryggmärgen till slut och vara till fördel för oss i vår vardag.
Text och foto: Fanny Miles
