Hoppa till huvudinnehåll

Nuläge och styrning

Här hittar du information hur arbetet kring e-arkivet är utformat i Linköpings kommun. Leveransprojekten är i första hand verksamhetens ansvar, men e-arkivets förvaltningsgrupp stöttar i det praktiska arbetet. Från förvaltningarna finns det även representanter i en referensgrupp, som har en styrande och samordnande funktion.
E-arkivet är också ett av många system som ingår i PM3-organisationens förvaltningsobjekt Kommunövergripande processer (KÖP).

Ett e-arkiv påverkar alla kommunala förvaltningar och i slutändan behöver man göra en informationsvärdering, för att ta ställning till vilka handlingar som ska bevaras för alltid. Och vilka handlingar som har ett kortare informationsvärde och kan gallras.

Ett fungerande e-arkiv ska:

  • säkra en långsiktig informationsförsörjning
  • underlätta en effektiv intern åtkomst av handlingar
  • medverka till enklare extern åtkomst av information för våra medborgare vilket ökar insyn och delaktighet
  • öka tillgängligheten till vårt kulturarv för forskare
  • minska långsiktiga kostnader för manuell hantering, lokalkostnader och arkivering

Under länkarna hittar du dokument som är kopplade till hanteringen av kommunens e-arkiv.

- Magnus Sjöberg, förvaltningschef, VSS
- Sara Andersson, arkivarie Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen
- Christer Qvist, adm. chef Socialförvaltningen
- Magnus Vahlberg, sakkunnig IT-frågor, Utbildningsförvaltningen
- Lena Fristedt, adm. chef Kommunledningsförvaltningen
- Catrine Andersson, avdelningschef, Integrations- och arbetsmarknadsförvaltningen
- Annelie Egelin-Tärning, verksamhetschef, Kultur- och fritidskontoret

- Ida Åberg, nämndsekreterare, Kultur- och fritidskontoret
- Emma Unosson, objektsledare KÖP PM3
- Claes Drangel, objektsledare KÖP IT PM3
- Gisela Fabschitz Buhre, Lejonfastigheter
- Anna Stadler, arkivarie, Tekniska verken i Linköping AB
samt Dan Malmsten, Fadi El Belbol, Klara Granath och Maria Dalbark från e-arkivets förvaltningsgrupp.

Verksamhetens roll:
Anvarar för informationen hos verksamheterna och att den förbereds och levereras till långtidsarkivet. Har ansvaret för att leda sina leveransprojekt.

Stadsarkivets roll:
Administrerar och utvecklar långtidsarkivet. Stöttar verksamheten i förarbete och under leveransprojekt. Driver i samverkan med LK-data den förvaltningsgrupp som praktiskt arbetar med att skapa förutsättningar för ett effektivt e-arkivsinförande.

Referensgruppens roll:
Styr och samordnar en stegvis övergång till digital arkivering. Ansvarar för den leveransprojektplan som tas fram gemensamt.

KRAV PÅ SYSTEM SOM SKA INFÖRSKAFFAS TILL LINKÖPINGS KOMMUN.
 -Utifrån funktionalitet mot e-arkivet

  • Det ska gå att exportera den information som ska bevaras från verksamhetssystemet till ett system för digitalt långtidsbevarande (e-arkiv)
  • Exporten ska kunna göras löpande, utan omfattande åtgärder, vid valfri tidpunkt.
  • Funktionaliteten för export ska finnas tillgänglig från start
  • Det ska gå att gallra informationen ur verksamhetssystemet efter export.
  • Systemet ska ha stöd för regelstyrd selektiv gallring av information.

KRAV PÅ MULTIFUNKTIONSSKRIVARE SOM INFÖRSKAFFAS TILL LINKÖPINGS KOMMUN
- Utifrån funktionalitet mot e-arkivet

  • Funktionalitet att skanna till PDF/A

Senast uppdaterad den 20 juni 2024