Arkivhandbok

Dessa sidor är en arkivhandbok för kommunala förvaltningar och bolag samt enskilda utförare. Här har vi samlat allt information kring arkivering (lagar, förordningar och praktisk hantering) som kan vara av intresse för dig som hanterar arkivering i verksamheten.

E-arkiv i Linköpings kommun

Stadsarkivet

Klara Arkivsök

Arkivnyheter

Nya föreskrifter

2024-12-19 Stadsarkivet har slutfört ett antal föreskrifter som ligger under "Föreskrifter", men finns även här som länkar.

Save the date - Arkivcafé och workshops

2024-11-22 Nu har vi bokat in nya tillfällen för vårens arkivcafé och workshops. Vi hoppas att ni markerar 4 februari och 12-14 mars i era kalendrar.

Enkät arkivstatus

2024-10-09 Nu är det dags igen för den årliga enkäten om arkivstatusen i kommunen. Vi vill med dessa frågor få en uppskattning från er om arkivläget ute hos verksamheterna.

Välkommen Cornelia!

2024-09-26 Stadsarkivet har en ny medarbetare från och med den 9 september.

Ny e-arkivsleverantör

2023-10-19 Linköpings kommun byter e-arkiv. Ny leverantör blir Ida infront och deras e-arkiveringssystem iipax, som används av många av Sveriges kommuner. Ida infront har sitt huvudkontor i Linköping och har lång erfarenhet av att erbjuda e-arkivslösningar.

Ny lathund för hantering av handlingar

2022-02-09 Nu har vi uppdaterat en tidigare rutin som handlar om hur var och en av oss hanterar handlingar i vår tjänstgöring. Tidigare har den kallats Lathund för utstädning, men den handlar ju också om att bevara vissa handlingar på rätt sätt.

Informationshanteringsplaner

2021-03-26 Till vår stora glädje arbetas det nu flitigt med informationshanteringsplaner ute i verksamheterna. IHP:erna är jätteviktiga dokument för att hålla nödvändig ordning på verksamheternas allmänna handlingar och är dessutom en stor hjälp i arbetet med…

Informationshanteringsutbildning

2021-02-05 Har du fått i uppgift att ansvara för att en Informationshanteringsplan ska tas fram för din verksamhet? Eller uppdatera en befintlig? Men undrar - hur gör jag?

Nya föreskrifter

2021-01-21 I december fattade Stadsarkivet ett antal beslut om nya föreskrifter.

Krav på filformat vid e-leverans

2021-01-19 Det finns nu möjlighet att leverera elektroniska filer till Stadsarkivet.

Ny föreskrift om handlingar rörande administration av EU:s dataskyddsförordning

2020-06-23 Den 1 juli 2020 träder denna föreskrift i kraft.

Arkivstatusenkät

2020-05-19 Vi vill först tacka för alla svar vi fått på vår enkät om arkivstatus ute hos er i verksamheterna. Vi lovade i mars att återkoppla när vi bearbetat resultatet i enkäten.

Ny föreskrift om hantering av projekthandlingar

2020-04-01 Från den 1 april 2020 så finns en föreskrift rörande hantering av projekthandlingar.

Uppdaterad Handbok för digital arkivering

2019-10-14 Handbok för digital arkivering är nu uppdaterad. Dessutom har den kompletterats med en checklista.

Ny mall för informationshanteringsplan

2019-10-14 Stadsarkivet har tillsammans med säkerhetsenheten skapat en ny mall som kan användas till nya informationshanteringsplaner.

Vad har verksamheten för ansvar för sitt arkiv?

Enligt Arkivlagen (1990:782) har varje verksamhet/myndighet ansvar för att vårda sitt arkiv. Det innebär i praktiken att myndigheten ska:
- utse arkivansvarig och arkivredogörare
- ha en informationshanteringsplan
- ha en arkivbeskrivning
- skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst (förvaring i närarkiv alternativt brandsäkra skåp)
- redan vid diarieföring av ärenden ta hänsyn för att arkiveringen ska bli rätt
- organisera arkivet så att det är lätt att ta del av allmänna handlingar dvs. det ska enkelt framgå vad som är arbetsmaterial och vad som är allmän handling
- verkställa föreskriven gallring i arkivet

Har du frågor om hur du ska hantera ert arkiv?

Vi kan hjälpa till med allmänna arkivfrågor, samråd i framtagning av informationshanteringsplaner/ arkivbeskrivningar, rådgivning i arkivlokalsfrågor eller hålla utbildningar hos er. Vi genomför även inspektioner för att se att ni följer lagar och regler.

Synpunkter på hemsidan

Är det något ni saknar, inte förstår eller hittat en länk som inte fungerar på hemsidan så tar Pia Wilhelmson Nord tacksamt emot respons.

Kontaktpersoner för tillsyn:

Bo Persson

Kommunarkivarie Linköpings stadsarkiv

Tillsynsarkivarie. Kontaktperson för kommunala bolag och stiftelser samt arkivlokalsfrågor.
Ansvarig för arkivmagasinsfrågor och förfrågningar på skolhälsovårdsjournaler m.m.

E-post: [email protected]

Telefon: 013-20 65 94

Dan Malmsten

Stadsarkivets chef Linköpings stadsarkiv

Leder och utvecklar verksamheten.
Delegationsansvarig tillsammans med kommunarkivarie med särskilt uppdrag.
Ansvarig för intern- och extern information samt för e-arkivfrågan (på Stadsarkivet). Övergripande frågor om arkivering.

E-post: [email protected]

Telefon: 013-20 70 28

Cornelia Welin

Kommunarkivarie Linköpings stadsarkiv

Tillträder i tjänst den 9 september.
Tillsynsarkivarie. Kontaktperson för Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen, Verksamhetsstöd och service samt Kultur- och fritidsförvaltningen.
Förfrågningar på material i e-arkivet.

E-post: [email protected]

Telefon: 013-20 66 91

Maria Dalbark

Kommunarkivarie Linköpings stadsarkiv

Kommunarkivarie med särskilt uppdrag
Processledare-arbetssätt och teamutveckling.
Delegationsansvarig tillsammans med Chef Stadsarkivet.
Tillsyns- och e-arkivarie. Kontaktperson för e-arkivet rörande alla verksamheter och förvaltningar.

E-post: [email protected]

Telefon: 013-26 30 22

Pia Wilhelmson Nord

Kommunarkivarie Linköpings stadsarkiv

Tillsynsarkivarie. Kontaktperson för kommunala förvaltningar, styrelser och nämnder (ej Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen, Verksamhetsstöd och service och Kultur- och fritidsförvaltningen.) Samordningsförbundet centrala Östergötland och enskilda utförare.
Webbredaktör för hemsidan.

E-post: [email protected]

Telefon: 013-20 73 84