Arkivordlista

Hör av dig om det är något ord du saknar eller om du fortfarande har svårt att förstå ett ord trots den förklarande texten!

Accession - tillväxt i arkiv eller hos arkivinstitution

Akt - sammanhållna handlingar i ett ärende.  

Aktomslag - förvaringsmedel bestående av syrafritt papper som viks omkring handlingar.

Aktrensning - När ett ärende avslutas bör akten rensas. Alla handlingar som är av tillfällig betydelse kan då avlägsnas. Handlingar som tillfört sakuppgifter till ärendet får inte rensas ut. De handlingar som inte rensas ut blir allmän handling när ärendet arkiveras.
Aktrensningen bör i första hand avse:
- anteckningar och meddelanden av endast tillfällig betydelse
- utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse upphört i och med att slutlig skrivelse, promemoria, tjänsteutlåtande etc. färdigställts
- avskrifter och kopior som finns i flera exemplar
- avskrifter och kopior som inte behövs för att man rätt ska förstå ärendet
- trycksaker som inte haft någon betydelse för ärendet.

Allmän handling - i enlighet med 2 kap. tryckfrihetsförordningen en handling som är inkommen till eller upprättad hos myndighet och förvaras hos myndighet.

Allmänna arkivschemat - förteckningsplanens (se detta ord) fasta huvudavdelningar, efter vilken arkiv struktureras, ordnas och förtecknas.

Arkiv - bestånd av handlingar/uppgifter som har tillkommit i en myndighets verksamhet och som har arkiverats.

Arkivalie - detsamma som arkivhandling.

Arkivansvarig - den högsta ansvarige för myndighetens handlingar. Ansvaret är ofta delegerat till förvaltningschefen. Arkivansvarig skriver en informationshanteringsplan och arkivbeskrivning tillsammans med arkivredogöraren i samråd med arkivet.

Arkivarie - tjänsteman som huvudsakligen arbetar med arkivfrågor/uppgifter och som har för ändamålet lämplig universitetsutbildning.

Arkivbeskrivning - översikt över en arkivbildares arkiv, arkivbildning och arkivverksamhet.

Arkivbeständigt papper - papper med förmåga att under lång tid motstå påverkan i kemiskt och fysikaliskt avseende, samt inverkan av slitage och nötning vid användning. Svenskt arkiv 80 och 100 är exempel på godkänt papper.

Arkivbildare - myndighet, företag, förening, annan organisatorisk enhet eller enskild person genom vars verksamhet ett arkiv uppstår.

Arkivbildning - framväxt av ett arkiv inom och genom en arkivbildares verksamhet genom upprättande och mottagande av nya handlingar, och genom fortlöpande avgränsning och strukturering av arkivet.

Arkivbox - förvaringsmedel, bestående av syrafri kartong eller papp, i form av box med flik, lock eller annan tillslutningsanordning, avsett att ge skydd åt handlingar. Boxarna ska vara av "svensk standard" och främst används 30, 55 eller 80 mm breda ryggar.

Arkivdepå - arkivlokal/-er.

Arkivera - tillföra arkivet handlingar/uppgifter.

Arkivexemplar - det exemplar av en mångfaldigad handling som en arkivbildare bevarar och arkiverar.

Arkivförteckning - ett sökmedel där ett arkivs innehåll redovisas, vanligen systematiskt i serier och volymer. Kan också utgöra kontrollinstrument.

Arkivhandling - handling (oberoende av medium) som arkiverats.

Arkivinstitution - institution med uppgift att förvara, vårda och tillhandahålla arkiv.

Arkivlokal - lokal anpassad för förvaring av arkiv och som uppfyller de krav som ställs i gällande regler för arkivlokaler (RA-FS 2013:4).

Arkivläggning -  placering av handlingar i förutbestämd ordning efter handläggning eller annan åtgärd.

Arkivmyndighet - myndighet med uppgift att utöva tillsyn över andra myndigheters arkiv och arkivverksamhet, samt med rätt att överta arkiv.

Arkivredogörare - tjänsteman hos arkivbildare med uppgift att utföra främst praktiska moment inom arkivverksamheten exempelvis uppdatera informationshanteringsplanen, gallring och leveranser.

Arkivredovisning - en presentation av hur en myndighets arkiv är uppbyggt. Den ger en överblick av arkivets bestånd av handlingar, underlättar sökningen av dem och består av arkivbeskrivning, klassificeringsstruktur med beskrivning av verksamhetens processer och arkivförteckning.

Arkivreglemente - reglerar kommunens arkiv och dokumenthantering. Det fastställs av kommunfullmäktige.

Arkivsamordnare -  har till uppgift att vara den sammanhållande länken mellan Stadsarkivet och förvaltningens olika arkivansvariga. Arkivsamordnaren är den arkivansvariges förlängda arm och i praktiken den som stöttar arkivredogörarna vid behov. 

Arkivvård - organisera, redovisa, skydda, avgränsa, gallra och bevara arkiv.

Avlämna - till arkivmyndighet slutgiltigt överföra arkiv, arkivhandlingar och uppgifter.

Avställa - ta ut inaktuella handlingar/uppgifter som redan har givits en bestämd ordning, för att ge dem en annan ordning för långtidsbevarande.

Bestånd - ett arkivs innehåll.

Bruksexemplar - läseexemplar, vanligen av mikrofilm.

Databärare - fysiskt underlag för handlingar eller information

Datarepresentation - kodad representation för text, bild, ljud m.m.

Diarie/dossiéplan - systematiskt ordnad plan för klassificering av ärenden (handlingar) avsedd att ligga till grund för registrering och arkivläggning efter ämne (dossiéer).

Diarium - fortlöpande förd förteckning över inkomna och/eller utgående handlingar.

Digitalisering - tjänst eller handlingar som omvandlas till elektronisk hantering.

Dokumenthantering - område med ansvar för att på ett effektivt och systematiskt sätt skapa, ta emot, bevara, använda och gallra dokument.

Dokumenthanteringsplan - se Informationshanteringsplan

Dossié - sammanhållna handlingar eller akter i samma ämne.

E-arkiv - den information som ska bevaras från kommunens verksamhet i elektronisk form eller det som utgör myndighetens elektroniska handlingar oavsett format.

E-förvaltning - verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning som drar nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med organisatoriska förändring-ar och nya kompetenser.

E-handlingar - en upptagning för automatiserad behandling.

Förlaga - handling som reproduceras genom direktkopiering, filmning eller skanning.

Förteckna - redovisa handlingar enligt allmänna arkivschemat eller enligt processorienterad informationsredovisning.

Förteckningsplan - systematisk plan för att förteckna arkiv (jämför allmänna arkivschemat), upprättad vid utredning av ett arkivs tillkomst och historia.

Förvaringsmedel - den fysiska enhet vari handlingar placeras och fysiskt skyddas, exempelvis arkivbox och aktomslag.

Gallra - förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Att gallra innebär alltid informationsförlust och måste föregås av ett gallringsbeslut. Vid gallring av elektroniska handlingar tas filerna bort så att de inte kan återskapas. Vid överföring av allmänna handlingar till annan databärare räknas som gallring om överföringen medför:

• informationsförlust
• förlust av möjliga informationssammanställningar
• förlust av sökmöjligheter eller
• förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet

Gallringsbeslut - formellt fastställande av arkivmyndighet att handlingar/uppgifter ska eller får förstöras.

Gallringsbegäran - förslag från arkivbildare (förvaltning, bolag eller stiftelse) om gallring av allmänna handlingar, som sedan leder till ett gallringsbeslut från arkivmyndigheten.

Gallringsfrist - tid som ska förflyta innan beslutad gallring verkställs.

Handling - framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel. Jämför dokument.

Huvudavdelning - högsta nivån i en förteckningsplan (se även underavdelning).

Gallringsutredning - utredning föranledd av gallringsbegäran och avseende handlingarnas värde för allmänhetens insyn, förvaltningens och rättskipningens samt forskningens behov.

Informationshanteringsplan - en lista över verksamhetens alla förekommande handlingar och hur de ska hanteras, bevaras eller gallras.

Kapslas - att lägga arkivhandlingar i arkivbox.

Klassificeringsstruktur - struktur som representerar verksamheten och som används för klassificering av handlingsslag.

Koncept - arkivexemplar av utgående handling, vanligen signerat.

Leveransbevis - följesedel vid leverans av arkivhandlingar.

Leverantörsförsäkran - dokument där en leverantör skriftligen försäkrar att en produkt uppfyller specificerade tekniska krav.

Leverera - fysiskt överföra handlingar till centralarkiv eller arkivinstitution. Se även Avlämna och Överlämna.

LiSA-F - Linköpings stadsarkivs föreskrift

Långtidslagra - lagring av handlingar/uppgifter under en för databäraren lång tid.

Medium - medel och metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar (information).

Mellanexemplar - exemplar som endast får användas vid framställning av bruksexemplar, vanligen av mikrofilm.

Metadata - data om data. En beskrivning av ex. bildfil eller textfil. Det kan vara information om bilden/dokumentet, filformat, när den ska skapades, av vem den skapades osv.

Myndighet - avser även kommunala bolag och stiftelser enligt 1 § arkivreglementet.

Ordna - avgränsa och systematisera arkiv, vilket även inbegriper det praktiska arbetet med rensning, gallring och volymbildning.

Plockgallra - avlägsna och förstöra enstaka arkivhandlingar i akt, dossiée eller serie.

Proveniens - handlingars ursprung.

Proveniensprincipen - den princip enligt vilken ett arkiv sammanhålls som en enhet och ordnas i enlighet med arkivbildarens organisation och verksamhet. Det betyder att man i efterhand inte blanda handlingar från olika arkiv med varandra, eller att man gör ändringar i hur handlingarna var organiserade från början.

RA-FS -Riksarkivets föreskrifter

Rensa - avskilja sådana handlingar/uppgifter som inte är allmänna och som inte ska arkiveras.

Reversal - se Leveransbevis

Serie - följd av volymer eller handlingar som uppkommit under en arkivbildares verksamhet eller genom senare ordningsarbete och hör samman avseende ämne, funktion eller motsvarande.

Seriebeteckning - se seriesignum.

Serierubrik - titel på serie.

Seriesignum - kodbeteckning för serie enligt förteckningsplan eller i arkivförteckning.

Signum - samlingsbegrepp för serie- och volymsignum.

Skrivmateriel - materiel och maskinell utrustning (ex. papper, skrivare och kopiatorer) som används för framställning av handlingar

Säkerhetsexemplar - exemplar som endast får användas vid framställning av nytt säkerhetsexemplar och mellanexemplar, vanligen av mikrofilm.

Typexemplar - arkivhandlingar som undantas från gallring för att representera motsvarande handlingar som gallrats.

Underavdelning - lägre nivå i en förteckningsplan (se även huvudavdelning).

Upptagning - handlingar/uppgifter som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.

Verksamhetssystem - ett system som samlar, lagrar, bearbetar och distribuerar information inom en viss verksamhet.

Volym - fysisk enhet för förvaring av arkivhandlingar, exempelvis band, arkivbox, aktomslag.

Volymbildning - sammanförande av arkivhandlingar till en volym.

Volymsignum - en volyms kodbeteckning, bildad av seriesignum och volymnummer enligt arkivförteckning.

Åldringsbeständigt papper - papper med förmåga att under lång tid motstå påverkan i kemiskt och fysikaliskt avseende. De flesta papper till skrivare är godkända idag, men om man vill försäkra sig om kvaliteten, så bör en leverantörsförsäkran inhämtas från tillverkaren.

Överföra - föra arkiv, arkivhandlingar eller uppgifter från en fysisk plats till en annan eller från en databärare till en annan.

Överlämna - formellt överföra ansvar för arkiv, dock ej till arkivmyndighet (se för detta Avlämna).