Hoppa till huvudinnehåll

Diarieföring

Känner du dig osäker på vad som ska diarieföras?

I lagen använder man aldrig ordet diarieföring, utan där benämns det registrering. Sekretessbelagda handlingar ska registreras skyndsamt, medan andra handlingar kan hållas ordnat på annat vis. En fördel med ett diarium är att man håller ordning på sina handlingar och det framgår tydligt vad som är den fastställda handlingen. I registret ska det framgå: datum, diarienummer, från vem handlingen kommit ifrån och ärendemening. De två sista punkterna kan uteslutas, så att diariet i övrigt kan vara offentligt.

I Handläggarens lathund vid registering ges också tips hur du ska göra en bedömning över vad som ska diarieföras. På Linweb finns även Ärendehandboken.

Ett diarium kan föras på olika sätt. Antingen med ett enkelt diarium på papper eller ett mer avancerat ärendehanteringssystem. Linköpings kommun använder dokument- och ärendehanteringssystemet W3D3 för diarieföring. W3D3 är även kopplat till kommunens e-arkiv. Bland länkarna finns ett exempel på ett enkelt diarium.

Ett bra boktips till dig som är registrator är Ewa Larssons Måste jag diarieföra det här? En handbok om regler och rutiner för ärenderegistrering.

En handling är allmän när den:
• har kommit in till kommunen eller
• har upprättats av kommunen,
• och förvaras hos kommunen.

En handling har inkommit när den har anlänt till kommunen det vill säga passerat en myndighetsgräns. Den kan inkomma med till exempel vanlig post, e-post eller överlämnas i handen vid ett möte.

En handling som skapats eller framställs inom kommunen kallad för upprättade handlingar. Den anses upprättad när den nått sitt slutgiltiga skicka det vill säga är utskickad (expedierad), justerad eller på annat sätt färdigställd och är slutbehandlad hos kommunen. Handlingar som inte tillhör ett ärende blir allmänna när de har färdigställts.

En handling anses förvarad i kommunen om den finns i kommunens lokaler eller tillfälligt finns hos en tjänsteperson eller en konsult som arbetar på kommunens uppdrag.

En allmän handling är inte alltid offentlig, utan handlingen kan helt eller delvis omfattas av sekretess.

Senast uppdaterad den 11 juni 2024