Leverans av arkivhandlingar

Kontrollera att du kan svara ja på följande frågor innan du bokar in en tid för leverans:

• Leveransen innehåller enbart bevarandehandlingar?
• Materialet är rensat från gem, plastfickor etc.?
• Handlingarna ligger i aktomslag och arkivboxar?
• Arkivboxarna är väl packade och texten står på rätt ställe?
• Jag kan ansvara för att leveransen är korrekt enligt ovanstående punkter?
• Det är någon annan som arkiverat handlingarna, men jag har kontrollerat att det är korrekt utfört?
• Leveransbevis och bilagor är ifyllda och utskrivna i två exemplar? 

När du ställt i ordning handlingarna tar du kontakt med Ronny Andersson, för att boka tid för leverans. Du når honom på: e-post [email protected] eller tel. 013-20 65 34.

Alla leveranser ska ske med personlig överlämning. Glöm inte att ta med två ex av leveransbevis samt bilagor! 

Behöver du hjälp med transport kontakta Förvaltningsservice, tel. 013-20 67 79.

Börja med att fylla i lämplig bilaga:

1 - leveranslista (protokoll, diarieförda handlingar m.m)

2 - personnummersorterade akter

3 - kartor och ritningar

4 - fotografier

Alla arkivboxar från en arkivbildare ska redovisas på en gemensam bilaga.

Leveransbeviset ska alltid fyllas i, men den kan du fylla i sist eftersom den är en sammanfattning av de olika bilagorna. På leveransbeviset kan du fylla i flera olika arkivbildare, men på bilagorna kan det enbart finnas en arkivbildare. 

När bevis och bilagor är ifyllda ska dessa skrivas ut i två exemplar och tas med till leveransen. 

Alla ifyllda blanketter ska skrivas ut enkelsidigt i två exemplar. Tidigare har vi haft arkivpapper som krav, men det fungerar bra med vanligt åldringsbeständigt papper som ska finnas i alla skrivare .

Leveransbeviset  är en kvittens på överlämnat material.

Fyll i ort och namnförtydligande. Fyll ej i datum, bokat datum kan komma att ändras.

Medtag leveransbevis och bilagor vid leveransen. 

Osäker på hur du ska fylla i leveransbevis och bilagorna, se nedastående ifyllda exempel. Ett tips är att börja fylla i bilagorna. Är det handlingar från olika arkivbildare använd en bilaga per arkivbildare. Till sist fyller du i själva leveransbeviset som är en sammanfattning av alla bilagor.

Genom vår Arkiveringsutbildning får du tillgång till ett systemstöd hur du ska fylla i leveransbevis och bilagor - gå in under fliken Utbildning för vidare instruktioner. Har du en gång genomgått utbildningen, kan du återvända till systemstödet när du behöver.

Har du problem med att formuläret är låst, så kan du spara blanketten på din egen filarea. Därefter går du in i Word-inställningarna under Granska - Begränsa Redigering - Stoppa skydd. Sedan kan du lägga till extra rader och flytta text.