Hoppa till huvudinnehåll

Projektarkivering

Du som är projektledare är ansvarig för att projektdokumentationen blir omhändertagen. Denna sida är skapad för att ge råd kring rätt hantering från början så att arkiveringen av projektinformation går så smidigt som möjligt. Stadsarkivet har tagit fram några föreskrifter som är till stöd vid hantering och gallring av projekthandlingar.

Den som har störst insikt i vilka handlingar som är viktiga är du som projektledare. Om du inte går igenom handlingarna, så finns risken att ingenting blir kvar och viktig information går förlorad för eftervärlden. Eller det motsatta - allt sparas. Det är svårt för någon annan i efterhand att gå igenom och ta ställning till vad som behöver bevaras eller vad som kan kastas. Även om du är inhyrd konsult, så gäller samma regler för hantering av kommunala handlingar som om du vore anställd.

Allmänna handlingar som är sekress ska diarieföras skyndsamt i W3D3, men även andra handlingar kan diarieföras löpande. Då får man en överblick över handlingarna samt en tydligt fastställande av handlingarnas slutversion. Men det viktigaste är att handlingarna åtminstone blir omhändertagna när projektet avslutas.

Drive i google workspace ska enbart användas under arbetets gång och är inte en plats för långsiktigt bevarande.

Arbetsmaterial som inte behövs för att förstå ärendet kan rensas när projektet avslutas. Dessa är inte allmän handling och behöver inte arkiveras.

Exempel: utkast, kladdar och annan ej färdigställd information

Genom att diarieföra de allmänna handlingar som ska bevaras i W3D3, så kommer de även att bli arkiverade. W3D3 överför regelbundet avslutade handlingar till e-arkivet. Du kan få stöttning av din avdelnings registrator när du ska diarieföra ett ärende.

Är du osäker på vad som är en allmän handling, så finns mer att läsa på:
- https://www.linkoping.se/utforarwebben/arkiv/diarieforing
- I utvecklingsportalen finns en utbildning som heter "Offentlighet och sekretess": https://utveckling.linkoping.se/course/view.php?id=350.

Tänk bara på att du måste spara ned filerna i ett format som kan tas emot av W3D3 och e-arkivet dvs. pdf/a, pdf, word, excel etc. Filändelsen .gdoc och.gsheet är inte ett format som kan bevaras utan bara en länkhänvisning till en molntjänst.

Långa mailkonversationer kan sammanställas i en tjänsteanteckning som sedan diarieförs.

Vill du behålla en kopia av de diarieförda handlingarna på driven i google workspace - se till att märka upp dem så det tydligt framgår att de redan diarieförts.

Exempel: projektdirektiv och slutrapport.

Alla allmänna handlingar som skapas i kommunen behöver inte bevaras (sparas för alltid), utan Stadsarkivet tar tillsammans med verksamheten fram föreskrifter som reglerar vad som kan gallras (kastas). Det finns olika gallringsfrister dvs. beskriver vid vilken tidpunkt man kan göra sig av med handlingarna.

Ett sätt att hålla reda på när handlingarna ska gallras är att märka mappen med "Gallras" och vilket år. Finns handlingarna i en mapp som är gemensam för en grupp, så ger det en signal till andra vad de ska göra med mappen. Ligger mappen i din egen drive, så stängs den ned när du slutar och är den tidpunkten före gallringsfristen blir det en otillåten förtida gallring.

Exempel: minnesanteckningar och handlingar för kännedom kan gallras vid inakutaliet. Vilket betyder att de kan kastas när de inte fyller någon funktion längre (ingår i föreskriften om handlingar av tillfällig eller ringa betydelse LiSA-F 2022:1 - det är en uppdaterad version av LiSA-F 2014:2).

För räkenskaper i EU-finansierade projekt gäller särskilda regler - se bilagan i föreskrift LiSA-F 2024:1.

De handlingar som ska bevaras i ett projekt finns angivna i de olika föreskrifter som anknyter till projekthantering. Det viktigaste är det som finns angiven under avnitt 3 i föreskriften: Hantering av projekthandlingar - LiSA-F 2024:1.

Till LiSA-F 2020:1 finns en bilaga i form av en Informationshanteringsplan för projekthandlingar - den kommer att uppdateras.

Senast uppdaterad den 7 december 2023