Projektarkivering
Du som är projektledare är ansvarig för att projektdokumentationen blir omhändertagen. Denna sida är skapad för att ge råd kring rätt hantering från början så att arkiveringen av projektinformation går så smidigt som möjligt. Stadsarkivet har tagit fram några föreskrifter som är till stöd vid hantering och gallring av projekthandlingar.
Den som har störst insikt i vilka handlingar som är viktiga är du som projektledare. Om du inte går igenom handlingarna, så finns risken att ingenting blir kvar och viktig information går förlorad för eftervärlden. Eller det motsatta - allt sparas. Det är svårt för någon annan i efterhand att gå igenom och ta ställning till vad som behöver bevaras eller vad som kan kastas. Även om du är inhyrd konsult, så gäller samma regler för hantering av kommunala handlingar som om du vore anställd.
Allmänna handlingar som är sekress ska diarieföras skyndsamt i W3D3, men även andra handlingar kan diarieföras löpande. Då får man en överblick över handlingarna samt en tydligt fastställande av handlingarnas slutversion. Men det viktigaste är att handlingarna åtminstone blir omhändertagna när projektet avslutas.
Drive i google workspace ska enbart användas under arbetets gång och är inte en plats för långsiktigt bevarande.