Externt samarbete via Google

För att du som extern samarbetspart ska kunna samarbeta med personer inom kommunen i olika filer och dokument på Google Drive, behöver du ha ett Googlekonto. Det kan till exempel vara samarbeten i ett projekt eller vid utformandet av gemensamma dokument. Det finns alltid möjlighet att samarbeta med kommunen på annat sätt, till exempel genom utbyte av dokument via e-post, men samarbetet underlättas genom användning av Google Drive.

Tillhör du ett företag eller en organisation som redan använder Google, så kan du använda det kontot i samarbetet. Annars får du skapa ett nytt Googlekonto med ditt företags/organisations e-postadress, så att du skiljer det från eventuell privat användning.

Deltar du som privatperson i ett samarbete, kan du använda ditt privata Gmail-konto. 

Hur du skapar ett konto

Att skapa ett Googlekonto för att samarbeta är kostnadsfritt. Du tecknar ditt konto hos Google och inte genom Linköpings kommun. 

Du ansvarar själv för hanteringen av detta konto och godkännandet av Googles användarvillkor. När du skapar ett nytt konto kan du välja att använda din befintliga e-postadress för ditt företag/organisation. Detta ger dig en Google-inloggning som fungerar precis som ett vanligt Googlekonto, men du får all e-post till den e-postadress som du angivit. Det som skapas är alltså ett Googlekonto med din befintliga e-postadress men med ett lösenord som du väljer för att kunna logga in i Google.

Du ansvarar själv för att hantera ditt lösenord och andra inställningar på ditt konto, så ett tips är att registrera ditt mobilnummer ihop med kontot för att själv enkelt kunna återställa om du glömmer lösenordet.

Vi rekommenderar dig starkt att snarast aktivera tvåstegsverifiering på ditt Googlekonto när du skapat det, för att höja säkerheten runt ditt konto. 

Samarbete via Google

Som deltagare i ett samarbete återkopplar du den e-postadress du har på ditt Googlekonto till den du samarbetar med hos kommunen. Ni kan sedan börja dela information, till exempel dokument, via Google Drive:

Är du en extern konsult som ska jobba som inhyrd personal på samma sätt som personal anställd på Linköpings kommun, så kommer du få ett Googlekonto via din kontakt på Linköpings kommun.

När du fått tillgång till en Delad enhet från Linköpings kommun, kommer den synas under Delade enheter i din Google Drive, så att du lätt hittar den. Du kan även använda Drive på din mobiltelefon.Hjälp och stöd om hur du använder Google Drive finns på drive. 

Videomöten

Möten kommer hållas i Google Meet som är Googles tjänst för videomöten. För att delta behöver du ha en modern webbläsare installerad på datorn (vi rekommenderar att du använder Google Chrome). Vi rekommenderar även att du använder ett headset till din dator, för att hantera ljud. Meet finns även som app för mobiltelefon och surfplatta.

Chatt

Samarbete kan också ske via Google Chat. Med ett gratiskonto kan du som extern part delta i en chattkonversation som du blir inbjuden till, men inte skapa egna chattkonversationer. Det fungerar både mellan person till person och i chattrum.

Mer information om chatten finns på Googles hjälpsida om Google Chat: