Rutin för donationsstiftelser

Handlingar tillhörande donationsstiftelser är inte allmänna handlingar och ska hanteras separat från kommunens egna handlingar. Detta för att inte blanda egna handlingar med handlingar tillhörande stiftelsen. 

Genom att ha separat hantering så minimeras risken att verksamheter lämnar ut stiftelsehandlingar av misstag eller råkar genom hanteringen göra dom allmänna.

Juridikenheten har tagit fram ett PM i samråd med Stadsarkivet med syfte att beskriva hur förvaltningarna bör hantera handlingar från donationsstiftelser.

• Stiftelsehandlingar ska registreras i egna serier i W3D3 eller förvaras fysiskt i egna akter. Allt ska vara tydligt uppmärkt med stiftelsens namn och information om att handlingar inte är allmänna och därmed inte får lämnas ut. 
• Handlingar från dessa stiftelser får inte heller ingå i informationshanteringsplanen, eftersom det bara rör allmänna handlingar, utan ska listas i en separat flik. Det finns ett upprättat beslut i KS som alla förvaltningar ska hänvisa till. I beslutet (KS 2023-262) ingår en lista över vilka handlingar som finns och hur de ska hanteras. 

Se i länken nedan för att ta del av PM och beslut.